各函授站（点）：

学院成人高等教育2022届预计毕业生7325人，为做好毕业生学籍档案相关工作，现将具体工作通知如下：

一、学籍档案的建立与完善

学籍档案是学生在校就读所录入的个人信息，包括姓名、家庭住址、身份证号等个人基本信息，以及学号、入学时间、学籍情况等学校相关信息。

1.纸质档案的建立与完善

学生学籍档案包含的材料有：学生登记表、学生成绩单、毕业生登记表、本科毕业论文评语表(专科学生无此项)。

学籍档案材料的来源：“学生登记表”由函授站(点)指导学生本人在新生报到入学时填写该表；“学生成绩单”由学院教务科在学生学历注册前从学习平台中导出；“本科毕业论文评语表”是在学生论文答辩后由论文评审老师填写。“毕业生登记表”由函授站(点)指导学生在毕业注册之前填写。

2.档案袋封面内容的填写

函授站(点) 在学籍档案报送学院审核前，安排专人填写并核对学生学籍档案袋上的信息，确保档案袋上的描述与档案袋内所附材料保持一致。

二、学籍档案材料的审核与档案密封

函授站(点)在报送的预计毕业生数据后，首先将这些学生的档案材料（包括档案袋）进行一次复查，确保学生学籍档案填表材料中没有漏填、错填、涂改等；照片张贴符合要求；身份证彩色复印件大小适中、图像清晰，且张贴在正确位置等。

1.在2022年6月6日至6月30日工作日内，各函授站(点)安排专人将入档材料和已填写学生信息的空档案袋一并带到学院。今年预计毕业学生7352人，封档案须各函授站(点)来学院之前在“西大继续教育联络管理群”事先预约好时间，以免耽误大家工作。

2.学院将安排专人复核审查入档材料并为材料加盖印章。

3.各函授站(点)工作人员现场封档并在档案袋封条上加盖学院公章。

4.各函授站(点)将密封盖章的档案袋领回并妥善保管。

三、学籍档案的分发与保管

1.学籍档案分发工作，主要由各函授站(点)完成，为学生发放学历证书的同时将学生学籍档案也一并发放给学生。

特别说明：各函授站(点)组织学生如实填写档案材料，档案材料不允许有涂抹或更改，要严格审核，确保学生档案材料的真实性和严肃性,不得弄虚作假。(1)学生登记表(含学籍信息卡)，表内照片须贴入学时2寸近期证件照片；身份证彩色复印件大小适中、图像清晰；(2)毕业生登记表,表内照片须贴2寸学历照片；(3)学生成绩登记表,学生必须完成所有课程的学习并考核成绩合格，不能有空成绩或不合格成绩，成绩表的右上角贴1寸学历照片，学生成绩登记表是由学院统一打印，一式两份一份装档案中另一份交由学院保存；(4)论文评语表，表中签字、内容必须手工填写；(5)学籍档案袋中的各类登记表中的应填项目务必如实、工整填写，且不留空白项.

2.学籍档案保管。毕业生领取到个人学籍档案（密封盖章的）后，应及时前往户籍所在地的劳动人事部门或人才交流中心或工作单位（具有档案管理资质的企、事业单位），将自己的学籍档案与原有人事档案合并保存。以后如需使用档案中的材料，则持本人身份证到托管档案部门调取使用。学籍档案属于保密文件，档案密封后仅毕业学校学籍档案管理部门、档案托管单位可以拆封和再次密封，如果毕业生因私拆学籍档案导致该档案作废不能托管使用，后果由学生自负。另外，档案的转递也是有规定程序的，如果毕业生因户籍迁移、工作调动等需要迁移档案，则应按档案转递流程进行迁移。

学院学籍档案管理办公电话：029-88373461

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2022年5月25日